まだ日本に入国していない外国人を特定技能として雇用する場合、現地の日本の在外公館で本人にビザの申請手続きをしてもらう必要があります。
ビザの申請手続きそのものは入国する本人が行うものですが、受入機関は外国人材にとっての招へい者として在留資格認定証明書の取得や証明書の本人への送付など間接的に関わることになります。
この記事では国外にいる外国人材を特定技能として雇用する場合に必要なビザ申請および在留資格認定証明書の手続きについて解説します。
目次
ビザとは
ビザとは国外にいる外国人が日本に入国する際に取得しなければならない、入国許可証の役割を持つ書類です。漢字で「査証（さしょう）」と呼ばれることもあります。
出国前の外国人本人が、その国にある日本大使館など在外公館で申請することで取得することができます。ビザ発給側である機関は提出資料を元に申請者が日本に入国しても問題ない人物かどうかを審査し、審査に合格した場合申請者にビザを発行するのです。
在留資格との違い
在留資格はビザと同じ意味を持つ言葉として使われることも多いですが、厳密には異なる役割を持つものです。
入国許可証としての役割を担うビザは、外国人本人の入国が完了すると同時にその役割を終えます。また、すでに日本に滞在しているのであれば転職などをする場合であっても再度ビザを取得する必要はありません。
一方在留資格は日本に滞在するための資格です。そのため外国人は日本に滞在する以上資格を保持する必要があります。そして在留カードは日本に滞在する外国人が滞在する資格を持っていること及び日本での活動範囲を示すためのものです。
就労目的での来日なら取得は必須
日本との交流が盛んであり、日本と協定を結んでいる国の場合、観光や商用、知人・親族の訪問等が目的の90日以内の短期滞在であればビザは免除されます。
しかし例え短期であっても収入・報酬を得る活動を日本で行う場合はビザは必須となります。
従って特定技能など日本で雇用される予定で来日する外国人は出国前に必ずビザを取得しなければなりません。海外にいる人材を日本で特定技能として雇用する場合は、必ず現地で取得手続きをするよう指示しましょう。
特定技能外国人の受入企業は「招へい者」等に該当する
「招聘（しょうへい）」とは礼を尽くして人を招くことを意味する言葉で、それを行う人のことを「招聘者」と呼びます。「聘」という漢字は難しく、日常の中で親しみがないため、ひらがなで「招へい」「招へい者」と表記されることも多いです。
国外にいる外国人を呼び寄せることを「招聘」と表現することもあり、特定技能を雇用する受入企業は特定技能外国人にとって受入企業は身元保証人であると同時に外国人材本人の「招聘者」であると見なされることもあります。
特定技能外国人の受入企業が取得する「在留資格認定証明書」とは
外国人本人の入国の際に必要なビザは本人が現地で申請手続きをするものですが、その際に「在留資格認定証明書」が必要になります。
「在留資格認定証明書」は外国人材の受入企業が取得するものであるため、取得後はビザ申請手続きに進めるよう本人に送付しなければなりません。
以下では特定技能外国人を雇用する場合、受入企業が取得しなければならない「在留資格認定証明書」について解説します。
ビザ取得における在留資格認定証明書の役割
在留資格認定証明書は、取得者である外国人本人が日本に在留するにふさわしい人物かどうかを審査した上で発行される書類です。
そのため、ビザ申請時に提出することで、「この申請者はすでに日本に上陸する上での諸条件をクリアしている」ということ証明することにもなるため、ビザ発給にかかる審査を簡略化させ、迅速な発給を可能にします。
つまり、日本の受入企業など招へい者が在留資格認定証明書の手続きを完了することで、外国人本人が日本に滞在できる人物かどうかの審査を、本人がビザの申請をする前に済ませることができるということです。
有効期限は3ヵ月
在留資格認定証明書の有効期限は交付日から3ヶ月です。
期限を過ぎた証明書は無効となるため、期間内にビザ申請手続きなどをする必要があります。
在留資格認定証明書がない場合はどうなる？
在留資格認定証明書がないままビザの申請手続きを行うとビザの発給までに時間がかかる恐れがあります。
在留資格認定証明書はまだ日本に入国していない外国人に対し「日本に就労目的で滞在しても問題ない」ということを審査し、証明する書類です。従って発行されたということはビザ申請時に行われる審査をほぼ完了しているということでもあります。
まだ日本に入国していない外国人材がスムーズにビザの申請手続きを行えるよう、受入企業は在留資格認定証明書の申請及び本人への送付を怠らないようにしましょう。
発給されたからといってビザの取得が保障されるわけではない
在留資格認定証明書は日本に入国し、就労しようとする外国人がさまざまな条件を満たしていることを証明する書類ですが、この証明書があるからといってビザの取得が保障されているわけではありません。
ビザの申請時に在留資格認定証明書を提出しても、まれにビザが発給されないということもあります。
在留資格認定証明書があるにもかかわらずビザ申請が通らない原因としては、在留資格認定証明書の発行後に本人が上陸拒否事由に該当することが明らかになった場合や、大使館が行う面接等の内容に疑わしい点がある場合が考えられます。
特定技能外国人の在留資格認定証明書取得の流れ
以下では特定技能外国人を雇用する際に必要になる、在留資格認定証明書の取得手続きについて解説します。
必要書類
在留資格認定証明書の申請手続きには、「外国人本人が用意するもの」と「受入企業など招へい者が用意するもの」の2種類があります。
また、産業分野や受入企業の事業規模、実際の活動内容によって必要書類は若干異なります。
以下では必要書類の中でも代表的なものを紹介します。
外国人本人が用意するもの
- 在留資格認定証明書交付申請書
- 健康診断個人票
- 証明写真
- 身分証明書の写し
- 技能試験及び日本語試験の合格証明書あるいは技能実習2号を良好に修了したことを示す書類
招聘者が用意するもの
- 返信用封筒
- 特定技能外国人の雇用に関連する書類
必要書類の入手方法
手続きに必要な書類は出入国管理庁のホームページから確認・ダウンロードできます。
在留資格「特定技能」｜出入国管理庁ホームページ
可能な場合はパスポートの写しも一緒に提出する
在留資格認定証明書に記載された氏名と本人のパスポート上の氏名の表記が異なる場合、入国に関する諸手続きで確認のための時間が必要になる恐れがあります。
外国人の氏名の表記は日本人に馴染みのないものも多く、誤字脱字といったミスが多発しやすいです。
手続きをスムーズに行うために、可能な場合は在留資格認定証明書の申請手続き時に本人のパスポートの写しも一緒に提出しましょう。
出入国管理庁で申請手続きを行う
必要書類が揃ったら、居住予定地・受入機関の所在地を管轄する出入国管理庁で申請手続きを行います。
郵送では受付けていないため、書類を送付してはいけません。
また、在留資格認定証明書の申請手続きはオンラインでも対応しています。
本人に原本を郵送する
出入国管理庁で申請手続きをし、無事に在留資格認定証明書を取得したあとは、本人に在留資格認定証明書の原本を郵送します。
その後現地で受け取った在留資格認定証明書を元に本人がビザの申請手続きを行います。
特定技能ビザのおおよその申請の流れ
ビザの手続きに必要な在留資格認定証明書の申請手続きは日本の受入企業が行いますが、ビザの申請はまだ日本に入国していない外国人材本人が現地の日本の大使館などの在外公館で行います。
そのため受入企業はビザ申請手続きに直接関与することはありません。
申請からビザ取得までのおおよその期間
提出書類に不備がなく、申請内容に特に問題のない場合であれば、ビザの発給は申請受理の翌日から起算して5業務日で発行されます。
ただし、一度に複数の申請があった場合（現地の人材派遣業者が代理で手続きを行う場合など）はそれ以上の期間が必要になることが予想されます。
また、提出書類に不備があった場合や内容に疑義がある場合などにはさらに時間がかかる可能性があります。
そのためビザの申請及び諸手続きはスケジュールに余裕をもって行うようにしましょう。
ビザ申請に必要な書類
ビザ申請に必要な書類、ビザの申請方法などは国や地域によって異なるため、現地の在外公館のホームページなどで確認する必要があります。
在留資格認定証明書の取得はスケジュールに余裕をもって
特定技能外国人を日本に呼び寄せる場合、さまざまな手続きが必要になります。審査を受けなければならないものも多く、手続き完了までに相応の時間がかかってしまいます。
そのため、在留資格認定証明書をはじめとする諸手続きはスケジュールに余裕をもって行うようにしましょう。万が一提出書類に不備があった場合でも、スケジュールに余裕があれば適切な対処ができます。
特定技能外国人を雇用する際に便利なオンラインクラウドツール「dekisugi」
特定技能外国人を雇用する場合、在留資格認定証明書をはじめとするさまざまな手続きが必要になります。その都度書類の作成等が必要になるため、担当者の業務を圧迫してしまうという事態にもなりかねません。
「dekisugi」はそうした事態を回避し、特定技能外国人関連の全ての業務をスムーズに行うことをサポートするオンラインクラウドツールです。書類の作成やデータの管理、スケジュールやタスクの共有等がスムーズに行えます。
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まとめ
まだ国外にいる外国人を特定技能外国人として雇用する場合、現地でビザの申請手続きをしてもらわなければなりません。
受入企業はビザ申請手続きそのものに関与することはありませんが、現地でスムーズに手続きが行われるよう、在留資格認定証明書の申請及び本人への原本の送付などを行う必要があります。
審査等に時間がかかる手続きも少なくないため、特定技能外国人関連の手続きはスケジュールに余裕を持って行うようにしましょう。
