特定技能1号を雇用する場合の手続きのおおまかな流れと必要書類を解説

特定技能外国人の雇用には日本人の雇用とは異なる手続きが発生します。これらの手続きは主に、

• 自社に関するもの
• 外国人材との関係および日本での滞在に関するもの
• 産業分野に関するもの

に分類されます。

この記事では全ての事業主に関係する、特定技能外国人の雇用についての手続きのおおまかな流れと必要書類について解説します。

特定技能外国人を雇用する場合のおおよその流れ

特定技能外国人の雇用の流れは大きく2つに分けて考えることができます。

1つはまだ日本に入国していない外国人を日本に来日させた上で雇用するパターン。
もう1つはすでに日本国内にいる外国人を雇用するパターンで、雇用される外国人は、

• 技能実習2号を良好に修了している
• 特定技能の在留資格を取得している
• 留学などなんらかの理由ですでに在留資格を取得し日本にいる

などが想定されます。

それぞれ必要な書類と手続きが異なるため、適切に対応しましょう。

手続きが必要なタイミング

外国人の雇用には日本人の雇用とは異なる部分が非常に多いです。受け入れ企業側に課せられる義務も存在します。

そのため受け入れ企業は雇用契約や本人の入国、在留資格についての手続きだけでなく、受け入れ企業として認められるための手続きも行わなければなりません。

また、特定技能外国人本人に行ってもらわなければならない手続きも少なくなく、そうした手続きの際には書類の準備などのサポートが必要になる場合もあります。

受け入れ企業が作成するものと本人が作成する必要があるものがある

また、特定技能外国人の雇用に際して用意しなければならない書類には、受け入れ企業側が作成するものと人材本人が作成しなければならないものが存在します。

必要書類の中には雇用する外国人のパスポートに記載されている情報を書き写すといった、煩雑な上に間違いがあった場合には手続きが進まなくなる作業も多いです。

特定技能外国人の雇用をサポートする専門のサービスやツールを活用することでこうした業務の負担を軽減できる可能性もあるため、必要に応じて活用しましょう。

特定技能外国人を雇用する場合の手続きの分類

外国人の雇用には日本人の雇用にはない手続きが数多く存在します。

日本人とは異なり、特定技能に限らず外国人が日本に入国・滞在・出国するためには、さまざまな審査に合格しなければなりません。

また、特定技能外国人を雇用する受け入れ企業・事業主には外国人が安心して生活できるよう配慮する義務などが課せられることになります。

外国人材本人の在留資格に関する手続き

在留資格とは外国人が日本に滞在する上で必要な資格であり、それぞれの在留資格で活動範囲が細かく定められています。特定技能の在留資格も産業分野・区分ごとに活動範囲が細分化されており、定められた活動範囲での業務以外に従事させることはできません。

日本に滞在する上で必要なものであることから、在留資格に関する手続きは外国にいる人材を日本に呼び寄せて雇用する場合だけでなく、すでに日本にいる外国人を雇用する場合にも何かしらの手続きの必要性が生じます。

具体的にはまだ日本に入国していない外国人材の場合は在留資格の取得手続きが、すでに在留資格を取得し日本に滞在している外国人材の場合は在留資格の変更等の手続きが必要です。

さらに、すでに特定技能として日本で働いている外国人が同じ産業範囲・区分内で転職してくる場合であっても、在留資格の変更手続きは必ず行わなければなりません。

外国人材本人の入国についての手続き

まだ日本に入国していない外国人を雇用する場合はビザ（査証）の申請を行わなければなりません。

ビザと在留資格はニュースや新聞などでも同じ意味を持つ言葉として扱われることが多いですが、厳密には役割が異なる別物です。

在留資格は外国人が日本に滞在するにあたって必要なものであるのに対し、ビザは外国人の入国に際して必要なものです。

従ってビザは本人の入国が完了した瞬間に役目を終えることになります。

まだ日本に入国していない外国人を雇用する場合はビザについての手続きを行わなければなりません。

ビザ申請手続きそのものは申請者本人である外国人が現地の日本大使館など在外公館で行いますが、受け入れ企業は申請に必要な在留資格認定証明書の準備・送付を行う必要があります。

特定技能の受け入れ機関としての手続き

受け入れ機関としての手続きには、

• 受け入れ機関として認められるための手続き
• 人材の雇用に関する手続き
• 特定技能の産業分野ごとに設けられた手続き

が存在します。

「受け入れ機関として認められるための手続き」はコンプライアンスを遵守した経営体制が整っているかどうかや支援に関するもの、「人材の雇用に関する手続き」は雇用契約や各種保険について、「特定技能の産業分野ごとに設けられた手続き」では産業の特性に合わせた手続き内容となっています。

特定技能外国人の雇用に際して受け入れ機関が用意しなければならない書類

特定技能外国人関連の必要書類の中には、雇用主である受け入れ機関が用意しなければならないものと、雇用される外国人材本人が用意しなければならないものが存在します。

以下ではまず、主に受け入れ機関が用意しなければならない書類について解説します。

受け入れ機関として認められるための書類

日本での生活・労働になれていない外国人を雇用することにはさまざまなリスクが伴い、最悪の場合本人や企業だけでなく地域住民とのトラブルにつながる恐れもあります。

そうしたリスクを減らすために、特定技能の受け入れ機関になるには複数の要件を満たさなければなりません。

受け入れ機関になるためには特定技能外国人の雇用に際して発生する義務を果たせる経営体制が整っているかどうかや、外国人が安心して日本で働き、生活できるような支援体制が整っているかどうかが重要になってきます。

そのため、受け入れ機関として認められるためには、

• 会社概要についての書類
• 財務・コンプライアンス等に関する書類
• 具体的な支援に関する書類

を提出することになります。

また、これらの書類は初回のみではなく、定期的に提出するものや随時提出しなければならないものもあるため、毎回〆切を守るようにしましょう。

外国人材の入国に際して用意するもの

技能実習2号を良好に修了している人材や、留学生などすでに日本国内にいる外国人を特定技能として雇用する場合には不要ですが、まだ日本に入国していない外国人材を雇用する場合、受け入れ企業は外国人本人が滞りなくビザの申請手続きができるよう在留資格認定証明書を取得・送付しなければなりません。

ビザ申請関連の書類はまだ日本に入国していない外国人材を雇用する場合に限り必要なものになります。

外国人材本人との雇用関係及び在留資格関する書類

特定技能外国人本人との雇用関係や、本人が日本に滞在するにあたって重要な在留資格関係の書類も作成・提出しなければなりません。

雇用関係に関する書類としては、雇用契約書や社会保険・雇用保険など各種保険関係のものがあげられます。

外国人材本人の在留資格関連の書類としては、在留資格の取得・変更関係のものの他に在留資格を取得するにふさわしい能力を持っていることを証明するための書類が含まれます。

こうした書類の作成には本人の個人情報などが必要になる場合もあるため、あらかじめ用意した上で作業・手続きを進めましょう。

その他産業別に提出する必要のある書類

各産業ごとに提出が求められている書類も存在します。それぞれの産業分野に応じて作成しましょう。

外国人材本人に作成してもらう必要がある書類

特に在留資格・入国に関する書類は、外国人材本人の個人情報等が必要になる箇所も多いため、本人に用意してもらわなければならない書類も少なくありません。

必要な書類としては、

• パスポートなど母国での身分を示すもの
• 証明写真等
• 健康診断に関するもの
• 技能試験の合格および日本語能力を証明するための書類
• 二国間取り決めに関する書類
• 各種日本での保険に関する書類

などが挙げられます。

書類の入手方法

特定技能外国人の雇用に関する手続きに必要な書類は出入国管理庁のサイトからダウンロードすることができます。

在留資格「特定技能」｜出入国管理庁

特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）｜出入国管理庁

特定技能運用要領（産業別に必要な書類）｜出入国管理庁

申請が認められない場合の原因と対処法

必要書類を揃え、提出したにもかかわらず申請が認められない場合も存在します。認められなかった場合は原因にあわせて適切な対処をとるようにしましょう。

書類に不備がある

申請が通らない場合に最も考えられる原因は、提出した書類の不備です。全ての要件を満たしているにもかかわらず認められない場合は改めて提出した書類を確認しましょう。

特に在留資格関連の書類は本人から提出された情報を元に作成しなければならない箇所も多く、ミスが出やすいです。こうしたミスを減らす工夫が求められます。

実際の業務内容と在留資格で認められている活動範囲のずれ

全ての在留資格では、取得者本人の活動範囲が細かく定められています。特定技能の在留資格も産業分野・業務区分ごとに発給されるものであるため、実際の業務は雇用する外国人の取得した在留資格で認められているものである必要があります。

もし、実際の業務と本人の在留資格の内容が異なるとみなされた場合は申請が認められない恐れがあります。その場合は実際の業務の見直しや採用活動のやり直し等が必要になる場合もあります。

内容に虚偽の疑いがある

受け入れ機関についての情報や、雇用する外国人に関する情報に虚偽の疑いがある場合は申請が通りません。

特定技能を雇用する際の手続きを簡略化させるオンラインクラウドツール「dekisugi」

特定技能外国人を雇用する場合、さまざまな手続きが必要になります。用意しなければならない書類が多いだけでなく、細かな情報を書き写すといった地道な作業も少なくありません。

「dekisugi」はこうした業務の負担を軽減させるオンラインクラウドツールです。特定技能外国人の情報を一括管理できるだけでなく、書類の作成等をスムーズにするサポート機能が充実しています。

また、在留期限のアラート機能なども備わっているため、スケジュール管理の徹底が求められる外国人の雇用ストレスを軽減させます。

手続き関連の煩雑な業務を一気に簡略化させ、管理ストレスを軽減させたい事業主様に「dekisugi」はおすすめのツールです。

まとめ

特定技能を雇用することで受け入れ企業にはさまざまな義務が発生します。日本人の雇用とはことなるからこそ、揃えなければならない書類も多いです。

手続きをスムーズに進めるためにも、必要書類の用意・作成は丁寧に行いましょう。

また、こうした業務を簡略化させ、ミスを減らすための工夫も必要です。