特定技能外国人を雇用する企業が行う「事前ガイダンス」とは

特定技能外国人を雇用する場合、受け入れ企業は相手の外国人労働者に対し労働条件等を説明する事前ガイダンスを実施しなければなりません。

雇用する外国人労働者に安心して日本で生活・労働してもらうためにも、事前ガイダンスは相手がしっかりと理解できる環境で行う必要があります。

この記事では受け入れ企業に義務付けられている事前ガイダンスの概要や、その内容について解説します。

「事前ガイダンス」とは

特定技能外国人1号を雇用する受け入れ企業は、雇用する外国人労働者に対し事前に日本で生活・労働する上で知っておくべきことを説明することが義務付けられています。

この「事前ガイダンス」と呼ばれるものでは、雇用契約の内容や日本でできる活動の範囲と内容、日本で生活する上で必要な知識・情報などを説明しなければなりません。

受け入れ企業には他にもさまざまな義務が課せられていますが、事前ガイダンスはその中でも外国人労働者が安心して日本で生活・労働できるようにする上で最も重要なものです。

特に1号の特定技能外国人は日本での滞在歴が浅い人や、働くにあたって日本に初めて来るという人も少なくないため、こうした事前情報の有無がその後の生活に大きな影響を及ぼしかねません。

トラブルを未然に防ぎ、外国人労働者に安心して働いてもらうためにも事前ガイダンスは丁寧に行う必要があります。

登録支援機関に委託することもできる

自社で事前ガイダンスを行えない場合は登録支援機関に委託することが認められています。事前ガイダンスを委託する場合は支援計画書の作成時にその旨を記載してください。

ただし、事前ガイダンスを外部に委託することは可能ですが、特定技能外国人を雇用するにあたって出入国在留管理庁に提出しなければならない支援計画の策定および計画書の作成は受け入れ企業が作成しなければなりません。

特定技能に対する支援には2種類ある

事前ガイダンスの他にも1号特定技能を雇用する受け入れ企業には出入国時の送迎や日本における住居の確保及び生活にかかる契約をサポートすることなどさまざまな支援が義務付けられています。

また、支援には必ず実行しなければならない「義務的支援」と必要に応じて行うことが望ましいとされる「任意的支援」の2種類に分類されています。

任意的支援は義務ではありませんが、義務的支援を実行する上で必要になる場合がある上に、提出する支援計画書に記載した場合は実施の義務が生じます。

【義務的支援】事前ガイダンスの具体的な内容

雇用契約や在留資格で行える日本国内での活動内容、入国方法、日本での生活などについての説明は事前ガイダンスで必ずしなければならない項目となっています。

以下では受け入れ企業が事前ガイダンスで必ず説明しなければならない「義務的支援」となる項目について解説します。

1.業務内容や報酬、その他労働条件についての説明

雇用形態や業務内容、報酬、労働条件など雇用条件について説明します。日本人を雇用する際に行わなければならない雇用条件の明示と同じです。

外国人の労働に対する価値観は日本人のものとは大きく異なります。そのため事前に雇用条件について丁寧に説明することはトラブルを未然に防ぐことにつながります。

特にボーナスや残業、シフト制、住居手当といったものは外国人にとって馴染みのない労働文化であることも多いです。

認識の齟齬を防ぐためにも相手が十分に理解できる言語で丁寧に説明しましょう。

2.取得した在留資格で行える活動の範囲についての説明

特定技能外国人の在留資格は、在留資格で許可されている範囲内でしか活動（仕事）することができません。

どのような仕事・仕事内容であれば従事できるのかや、技能水準によって認められた業務区分を超えての業務はしてはいけないということや、副業は原則として禁止されていることなどを事前ガイダンスでは説明しなければなりません。

もし在留資格で定められている範囲外の業務を行った場合は不労就労となるリスクがあることも説明します。

不労就労となった場合は外国人労働者本人だけでなく働かせた企業側も罰則の対象となるリスクがあるということも忘れないようにしましょう。

3.保証金や違約金等にかかる契約についての説明

受け入れ企業が特定技能外国人及びその配偶者や家族等に対して保証金や違約金等を徴収したり、財産を管理することは禁止されています。

「慣れない日本での滞在期間中に万が一のことがあった場合のために保証金を徴収する」

といったことは認められていません。

事前ガイダンスでは受け入れ企業側がそういった保証金等に関する契約や徴収を行うことはないということを説明することが義務付けられています。

4.雇用に際しての準備費用等についての確認

雇用する外国人労働者が日本で労働する前の準備等のために外国の機関に何かしらの費用を支払っている場合は、事前ガイダンスでその点について確認しなければなりません。

まずは雇用契約を締結するにあたって母国等の送り出し機関・仲介機関に費用を支払っているかどうかを確認します。

もし費用を支払っている場合は相手の機関の名称、支払年月日、支払った金額等内容について確認し、さらに本人がその支払った金額や内容に納得・理解した上で合意してるかどうかも確認する必要があります。

5.支援にかかる費用についての確認

受け入れ企業が実行する義務的支援にかかる費用は、外国人労働者本人ではなく受け入れ企業側が負担しなければならないということについても説明しなければならない事項の一つとされています。

ただし、日本人との交流の促進の一環として受け入れ企業が案内したイベントに、外国人労働者が自らの意思で参加する場合のイベント参加費等は本人の負担となります。

この説明は特定技能として働く外国人が知らず知らずのうちに支援費用を自分で支払っていたということを防ぐことが目的であるため、丁寧に行いましょう。

6.入国に際しての手続き等についての説明

実際に日本に入国する際、特定技能外国人本人がどのような手続きをしなければならないのかを説明します。

手続きに不備があった場合スムーズに入国できない恐れがあるため、しっかりと説明しましょう。

7.生活支援についての説明

受け入れ企業は雇用する特定技能外国人に対し、

• 出入国時の送迎
• アパートや社宅など住居確保の支援
• その他契約類の支援

等を行うことが義務付けられています。

事前ガイダンスではこうした日本での生活についてや、受け入れ企業が行う生活支援についての説明も行わなければなりません。

また、相談窓口等の案内も事前ガイダンスで行います。

【任意的支援】事前ガイダンスの具体的な内容

事前ガイダンスにおける任意的支援の項目は、ガイダンス時に必ず説明しなければならないと定められているわけではないいものの必要に応じて説明した方がいいとされるものが含まれています。

以下では事前ガイダンスにおける任意的支援として扱われる項目を解説します。

1.本国から持ち込んではいけないものの説明

相手国によっては日本国内の農産物・畜産物の保護や国内の風紀を守るために海外からの持ち込みが禁止・規制されているものについて事前ガイダンスで説明する必要がある場合があります。

禁止・規制対象となっているものの中には海外では当たり前のものであっても日本国内では当たり前ではないものも少なくありません。例え悪意がなく、知らなかった場合でも荷物の中に禁止・規制対象となっているものが含まれていると入国時の手続きがスムーズに行えなくなる恐れがあります。

あくまでも任意的支援に含まれるものではありますが、必要な場合は事前ガイダンスで持ち込みが禁止されているものについて説明をしましょう。

2.日本の気候や服装についての説明

日本のようにはっきりとした四季がない国や地域が出身地である外国人労働者も少なくありません。そうした地域から来る人にとって、日本の気候に慣れるのはとても大変なことです。

必要な場合は事前ガイダンス時に日本の気候や服装について説明しましょう。

3.入国後に必要となるお金についての説明

例えば住居確保のための費用や、入国直後に購入すべき日用品など、入国後当面の間必要となるお金について事前に説明しておくと、相手の外国人労働者も安心できます。

4.支給品についての説明

制服や作業着など、受け入れ企業側が支給するものがある場合も事前ガイダンス時に説明しておくと外国人労働者もスムーズに業務を始めることができます。

事前ガイダンスを行うべきタイミング

事前ガイダンスは雇用契約の締結後、在留資格認定証明書の交付申請をする前に行います。

事前ガイダンスの所要時間

事前ガイダンスの内容は相手の外国人労働者にしっかりと理解してもらう必要があります。そのため3時間程度行う必要があります。

3時間という数字は義務ではありませんが、開催時間が1時間に満たない場合は事前ガイダンスが適切に行われたと見なされない恐れがあるということを理解しましょう。

また、これまでに雇用していた技能実習生を特定技能1号として雇用する場合であっても、業務内容や報酬額等の労働条件について十分に理解してもらう必要があるため、事前ガイダンスは実施しなければなりません。

事前ガイダンスの実施方法

対面でもオンラインでも可能

事前ガイダンスは対面でもオンラインでも可能です。

そのため海外に住んでいる相手の場合はオンラインでのビデオ通話で実施することが認められています。

本人の顔が必ず確認できる状態でなければならない

事前ガイダンスの実施で重要なポイントは、相手の顔が確認できる状態で実施されたかどうかです。

電話など音声のみの通話や書面での通知では事前ガイダンスをしたとは見なされません。

相手の表情を見て、内容を十分に理解できているかどうかを確認しながら説明しなければならないため、リアルな場での対面ないしはビデオ通話であることが求められています。

また、本人の顔を確認できる状態で行うことで受け入れ企業は必要事項を本人に確実に伝えたということを確認できます。本人以外の人物による参加を防ぐためにも、オンライン通話で事前ガイダンスを開催する場合も必ずお互いの顔が確認できる状態で実施しましょう。

説明を受ける外国人が理解できる言語で行う

実施時の言語は相手の外国人労働者の母国語でも日本語でもどちらでも問題ありません。

ただし、事前ガイダンスは相手に内容を理解してもらうために開催するものであるため、相手が理解できる言語で行う必要があります。相手の日本語の理解力がまだ十分でない場合は通訳を用意するなどして相手の母国語で実施することが義務付けられています。

具体的な実施例

F県に所在する登録支援機関Gでは就労予定の特定技能外国人に対し、入国前にオンラインで事前ガイダンスを実施しています。

登録支援機関GはF県内の企業に対し特定技能外国人の就労サポート全般を行っており、多言語に対応できるスタッフが常駐しているため事前ガイダンスも相手の外国人労働者に合わせた言語で実施することが可能です。

またH県にある登録支援機関Iは現地での事前ガイダンスにも対応しています。事前ガイダンスにはIに支援を委託している受け入れ企業の担当者のオンライン参加にも対応しています。

特定技能外国人・技能実習生関連の手続きをスムーズに行う方法

以下では特定技能外国人・技能実習生関連の手続きをスムーズに行う方法を紹介します。

オンラインクラウドツール「dekisugi」

「dekisugi」は特定技能外国人・技能実習生の雇用関連業務をスムーズに行えるようサポートするオンラインクラウドツールです。

特定技能外国人・技能実習生を雇用する上で発生する書類の作成やスケジュール管理、データ管理等の業務サポート機能が備わっています。

業務手順をマニュアル化させることもできるため、業務の引き継ぎ等も簡略化できます。

行政書士などのサービスの活用

行政書士等のサービスを活用することで、特定技能外国人・技能実習生の雇用関連業務にかかる負担を軽減することもできます。

一口に行政書士と言っても行政書士にはさまざまな人がおり、それぞれに得意分野があります。行政書士を利用する場合は特定技能外国人・技能実習生など外国人の雇用や日本での生活等の手続きに精通した人を利用するようにしましょう。

まとめ

特定技能外国人を雇用する場合、在留資格認定証明書の申請をする前に労働条件や在留資格などについて説明をする事前ガイダンスを実施しなければなりません。事前ガイダンスの実施は受け入れ企業の義務となっています。

事前ガイダンスは登録支援機関に委託することも可能ですが、労働条件等相手に説明しなければならない内容はこちらで設定しなければならないため、受け入れ企業は事前ガイダンスの内容について理解を深めるようにしましょう。