【完全版】2024年版！外国人就労管理システムの選び方と比較【5選】

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特定技能の管理ツールの選び方

近年、労働力不足が問題となり、人材を確保するために日本国内の企業が外国人労働者を雇用することが増えてきています。 外国人材を雇用するうえで、新たな在留資格としての特定技能制度を活用している企業が注目されてきています。

企業は増加する外国人労働者を適切に管理することが必要となり、その中で外国人材管理ツールを導入することで、業務を効率的に行うことができるようになりました。

外国人材管理ツールには多くの種類があり、それぞれに特徴や独自の機能があります。
自社の業務や外国人材にあった管理ツールでなければ、思ったような成果を得ることは難しくなります。

増加する外国人材を適切に管理するために、それぞれの目的にあった外国人材管理ツールを導入することが大切になります。

特定技能の管理ツールの必要性

特定技能外国人は人材不足の企業にとって、雇用を促進するというメリットがあります。

しかし、外国人材を雇用するためにはさまざまな手続きやスケジュール管理が必要になります。
日本人を雇用するのに比べ、非常に多くの手続きが必要となり、申請方法も在留資格により異なります。
出入国在留管理局に在留資格について、正しく記載をした書類の提出が必要になります。

また、申請期限も厳格なため、正しく申請を行わなければなりません。
期限内に手続きが終わらない場合、在留資格が失効することもありますので、スケジュール管理も重要になります。

このようにスケジュール管理や手続きが煩雑な外国人雇用ですが、効率よく管理できる外国人材管理ツールがあります。
外国人材管理ツールを使用すると、煩雑な書類作成やスケジュール管理を効率的に行うことができます。

特定技能制度に特化

外国人材管理ツールはそれぞれに独自の特徴があり、中でも特定技能制度に対応している代表的なシステムがいくつかあります。
特定技能制度の外国人材管理ツールで必要となる内容に対応しており、業務工数の削減や大幅な人件費削減、社内業務の平準化が可能になります。
近年DX化促進がデジタル庁主導でおこなわれており、DX化を促進するためにはデータの分析結果をもとに業務の改善が必要になってきます。
その中でも外国人材管理ツールは、外国人材を雇用する企業にとって、導入を検討するべきツールになります。

特定技能の管理ツールの代表的な機能

特定技能制度に対応した外国人材管理ツールは、書類作成や期限管理、スケジュールの見える化、支援内容の提供などさまざまなメリットがあります。

・在留資格申請書類作成
特定技能制度を利用して外国人を雇用するためには下記のような申請書が必要になります。

• 在留資格申請書類
• 申請理由書
• ハローワークへの申請書
• それぞれの人材に合わせた各種添付書類
• 在留資格認定証明書交付申請
• 在留資格変更許可申請
• 在留期間更新許可申請など
• 四半期報告書類

外国人管理ツールを使用した場合、外国人の情報を入力することで、これらの書類が自動的に作成されます。
雇用する外国人の滞在資格に合わせた申請書が作成できるかを事前に確認しておきましょう。

・申請スケジュール管理
申請に必要な書類や手続きは期限が厳しく定められており、期限内に正しく申請をおこなう必要があります。期限内に正しく申請をおこなわない場合、トラブルになる可能性もあります。

・期限管理アラート
設定をしたタイミングでアラートを鳴らす、期限を設定した日に通知が送られてくるなど、期限管理をするためのアラート機能をもつ管理システムもあります。
アラーム機能を使用することで、漏れの無いようスケジュールを管理することができます。

特定技能制度は外国人材への支援や面談対応、スケジュール管理、申請書類作成の効率化、在留期限を管理するためのアラートといった機能が大切になってきます。
これらの機能を持つ代表的な特定技能管理ツールを紹介します。

おすすめの特定技能管理ツールランキング一覧

代表的な外国人材管理ツールについて、特徴や導入コストをご紹介します。

dekisugi（できすぎ）

おすすめポイント

現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。

dekisugi（できすぎ） の特徴

・在留カードや書類申請の期限管理ができる
特定技能外国人の在留カード、パスポートの期限など、アナログの作業では大変な各個人の情報を管理できます。また、出入国在留管理のための書類だけでなく、随時届出が必要な四半期報告書まで、作成と提出期限の管理が可能です。

・教育マニュアルになり業務の平準化ができる
日々の業務内容が記録されるので、業務フローが自動的に構築され、そのままマニュアル代わりにも利用できます。

・導入企業が多いから対応書類も多い
累計で1000団体以上が導入しているので、作成された書類や事例からノウハウが豊富に蓄積されています。そのため、幅広い申請書類や手続きに対応しています。

また、セミナーなども多く開催をしており、育成就労制度の法案を徹底分析という内容などのセミナーも行っており、今後はシステム提供だけではなく、業界の適正化に向けて活動をしている。

dekisugi（できすぎ） の基本情報

noborder

おすすめポイント

ビザ専門の行政書士監修！操作方法やシステム運用方法など専門知識豊富なスタッフがサポート！

noborderの特徴

・ビザ申請の進捗管理を「見える化」
メール履歴の確認や電話確認といった手間を削減でき、進捗を一目で管理できます。

・申請書類へ自動反映
ビザ取得に必要な情報をヒアリングフォームから回答することで、自動で申請書類に反映されます。

・タスクごとの期日管理
タスクごとに期日設定ができ、各タスクごとに自動で期日設定が可能！ 在留期限が近い手続きも安心して進めることができます。

・定期報告書も自動で作成可能
情報の積み上げが難しい相談記録書もシステム上で作成できます。（オプション機能）

noborderの基本情報

Ｌｉｎｋｕｓ

おすすめポイント

管理と営業の側面をもち管理を効率的に！

Linkusの特徴

・在留資格申請書類生成
関係者の情報を自動反映させて各種書類を生成できます。

・ステータス管理
面接から就業準備、就業中まで進捗を可視化

・アカウント連携
アカウント同士の連携でクラウドの情報交換・共有が可能

・添付書類をデータで受け渡し
アップロード・ダウンロードで書類の共有・保管が可能

・支援業務のTODOチェック
ガイダンスやオリエンテーションの進捗状況が連携相手とリアルタイム共有

・定期巡回対応機能
スマホやタブレットでチェックするだけ！定期巡回の報告書が完成！

・チャット機能
個別・グループでのやり取りが可能Linkus内ですべて完結

・ユーザー相互検索
Linkus内の他者アカウントを探して連携申請（BtoB/BtoC）

Linkusの基本情報

外国人雇用管理サービス（株式会社日立システムズ）

おすすめポイント

期限管理・情報管理をしやすく、リアルタイムの情報共有が可能！

外国人雇用管理サービス（株式会社日立システムズ） の特徴

・情報管理機能
在留資格毎の管理項目を自動で抽出し、外国人就労者の勤務を管理できます。

・アラート機能
アラートチャートで期限を管理でき、対応遅延を避けることができます。

・帳票作成支援機能
各種帳票の作成が可能で、効率的にサポートします。

・その他機能
他にもメモ機能や一括メール送信機能も備えており、煩雑な業務を幅広くカバーできます。

外国人雇用管理サービス（株式会社日立システムズ） の基本情報

MANABEL JAPAN

おすすめポイント

義務的支援の実務と、人材管理・教育管理が両立できる、業務効率化ツール

MANABEL JAPAN の特徴

・情報管理
特定技能ビザ取得に必要な項目を登録できるため、複雑なビザ申請をサポートできます。また、アラート機能を備えており、期限が切れる前にアラート表示をすることで、更新漏れを防げます。

・ファイル管理
外国人スタッフ毎にファイル管理をシステム上でおこなえるため、情報の整理の手間を軽減することができます。

・タスク管理
多様な業務フローをシステム上で管理でき、タスクを統一化することで対応漏れを防ぐことができます。

・支援内容の保存
システムに登録をした情報から、申請に必要な項目を自動で申請フォーマットへ記載できるため、書類作成の時間を軽減することができます。

・ダッシュボード機能
各担当者のタスクをグラフ化することで、外国人スタッフに対する状況を把握でき、タスク漏れを防ぐことができます。

・eラーニング搭載機能
自社の日本語教育・試験対策講座を制作することができ、目的に合わせた講座を配信することができます。

・日本語オンラインレッスン管理機能
日本語オンラインレッスンの予約ができる機能で、希望日程や講師の選択、キャンセルをおこなうことができます。

・日本語レベルチェック機能
特定技能外国人スタッフの日本語レベルを判定することができ、スタッフの目標設定に役立てることが可能です。

・学習報告書の自動出力
レッスン開始前と実施後の言語知識・読解・会話力レベルを数字と講師のコメントで評価できます。登録支援機関は受入企業に実施状況を報告するため、安心して特定技能外国人を受け入れることができます。

MANABEL JAPAN の基本情報

おすすめの特定技能管理ツールの一覧表まとめ

その他の特定技能支援についての会社

ここまで特定技能外国人雇用における管理システムを見てきました。
他にも特定技能外国人の生活支援や日本語教育サービスの提供をおこなっている会社もありますので、あわせてご紹介します。

株式会社フルキャストホールディングス

株式会社フルキャストホールディングスの特徴

海外のトレーニングセンターで教育をしているため、即戦力となる外国人材を紹介可能です。また、煩雑な申請書類の手続きや作成もサポートしており、手間をかけずに外国人材の雇用ができます。
外国人材が日本で生活をする上で必要な支援もおこなっており、安心して就業できるよう生活サポートもおこなっています。

株式会社フルキャストホールディングスの基本情報

• 会社名：株式会社フルキャストホールディングス
• 会社情報：東京都品川区西五反田8-9-5 FORECAST五反田WEST
• 電話番号：03-4530-4880
• 事業内容：人材紹介、人材派遣、営業支援、業務請負など

株式会社ウィルオブ・ワーク

株式会社ウィルオブ・ワークの特徴

日本全国に拠点があり、また海外のグループ会社と連携をとりサービスを提供しています。社内には80名以上の多国籍社員が在籍しており、外国人材の母国語でサポートが可能です。
海外の教育機関と提携をしているため、日本での就業を希望している外国人材を紹介でき、企業のニーズに合わせて最適な人材をご提案しています。

株式会社ウィルオブ・ワークの基本情報

• 会社名：株式会社ウィルオブ・ワーク
• 会社情報：東京都新宿区新宿三丁目1番24号 京王新宿三丁目ビル3階
• 事業内容：人材派遣・紹介予定派遣事業、業務委託・請負運営事業、人材紹介事業、コンサルティング事業、外国人就労支援事業など

株式会社ORJ

株式会社ORJの特徴

外国人材が日本で就業するために必要となる活動をサポートしています。
事前ガイダンスの実施や生活支援、日本語学習のサポートなど1号特定技能外国人へのサポートが充実しており、受入企業にかかる負担を軽減することができます。さらに、特定技能外国人の採用のサポートもしており、技能実習生が期間満了になった場合、即戦力となる特定技能外国人をご紹介することも可能です。

株式会社ORJの基本情報

• 会社名：株式会社ORJ
• 会社情報：大阪府大阪市北区芝田1-14-8　梅田北プレイス2F
• 電話番号：06-6292-7540
• 事業内容：特定技能の登録支援機関サービス、技能実習生導入支援・各種サポート事業、翻訳事業、通訳派遣事業、外国人専用のSIMカードおよび送金サービスのご案内、多言語サポートダイヤル業務、寮・社宅物件の転賃借及び管理事業など

まとめ

企業にとってメリットの大きい特定技能外国人ですが、雇用するためにはさまざまな申請や手続きが必要となり、決められた期日を守り提出することが大切になります。

また、外国人材が日本で生活をするためにサポートが必要となり、適切に管理できる特定技能管理ツールを選ぶ必要があります。

今回紹介した管理ツールは、それぞれに特徴があり外国人材を雇用する際に非常に役立つツールになります。
他にも外国人材を雇用する際にさまざまな支援をおこなっている会社もありますので、自社で採用を検討している特定技能の種類や人材に合わせ、管理ツールを選定しスムーズに特定技能外国人を雇用・管理できるようにしましょう。