2023年版！外国人就労管理システム・外国人材管理ツール5選

外国人材管理ツールの選び方

近年、労働力不足が問題となり、人材確保が難しくなるにつれて、日本国内の企業が外国人労働者を雇用することが増えています。また、従来のいわゆる就労ビザに加えて、技能実習制度・特定技能制度といった新しい滞在資格も活用されています。
つまり、外国人材の人数は増加し、滞在資格は多様化したのです。そのため、外国人労働者を雇用する企業側でも外国人材を適切に管理する必要が生まれました。

そこで、開発・提供されるようになったのが外国人材管理ツールです。この外国人材管理ツールを導入することで、業務の効率を飛躍的に高められます。

外国人材管理ツールにもたくさんの種類があり、それぞれ特徴や機能が異なっています。自社の業務フローや雇用する外国人材に合ったツールでなければ、導入しても思ったような効果が得られないでしょう。
まず最初に外国人材管理ツールの概要や代表的な機能を把握してください。その後、各ツールの特徴と自社のニーズとを照らし合わせることで、適切な外国人材管理ツールを選べるようになります。

外国人材管理ツールとは

外国人材管理ツールとは、その名前の通り、多数の外国人材を効率よく管理するためのツールです。
ただし、労働者として業務内容や個人情報を管理するだけのツールではありません。外国人労働者を雇用するために必要になる、様々な手続きの方法とスケジュールを管理できるのが最大の特徴です。

外国人労働者を雇用するためには、日本人を雇用するのに比べて非常に多くの手続きが必要となります。その多くは出入国管理局への在留資格に関する申請で、それぞれの外国人材の在留資格によって申請内容が異なります。
申請や手続きが多岐に渡り、期限も厳格に定められているので、手作業での管理が難しいのです。
申請用紙やテンプレートを探すだけでも手間がかかり、正しい内容を抜け漏れなく記載しなければなりません。また、期限内に手続きを終えられないと、最悪の場合は滞在資格が失効してしまうこともあります。

このように、煩雑な上にスケジュール管理も必要なため、効率化・自動化できる外国人材管理ツールの利用が効果的なのです。

技能実習・特定技能制度に特化

また、外国人材管理ツールは、特に技能実習・特定技能制度を利用した外国人労働者の雇用のための機能を備えています。
技能実習・特定技能の資格で外国人労働者を雇用する場合には、就労ビザなどよりも申請や手続きが多いため、外国人材管理ツールの必要性がさらに増すためです。

技能実習制度は、1993年に創設された制度です。開発途上地域から人材を招いて日本で働いてもらい、日本の技術や知識などを開発途上地域へ移転することが目的とされています。
人材の故郷である地域の経済発展に貢献するための実習制度でしたが、実習生を単なる低賃金労働者として扱う事例もありました。そのため、2017年に「外国人の技能実習の適正な実務及び技能実習生の保護に関する法律（技能実習法）」が施行されて、制度が改められています。

特定技能制度は、2018年に作成され、2019年から受け入れが可能となった制度です。国内で人材を確保することが難しい産業分野において、一定の専門性や技能を有する外国人を受け入れることを目的としています。
また、技能実習制度では日本に滞在できる期間は最大5年とされていますが、その後に特定技能に移行し、滞在を続けることも可能となりました。

これらの創設目的や運用実態から、人権保護の必要もあり、技能実習・特定技能制度を利用する場合には、手続きに関する管理が煩雑になっているのです。

複雑で多い申請書類に対応

具体的には、技能実習・特定技能制度を利用して外国人労働者を雇用するためには、以下のような申請などが必要となります。
・在留資格申請書類
・申請理由書
・ハローワークへの申請書
また、それぞれの人材に応じた各種の添付書類が必要です。

そして、技能実習生の受け入れ後にも、以下の届出や手続きが継続的に必要です。
・実習実施者届出書
・実施状況報告書
・技能実習計画軽微変更届出書
・監査報告書
・監理費管理簿
・事業報告書
・技能実習計画

特定技能制度では、これらの申請が別途必要です。
・在留資格認定証明書交付申請
・在留資格変更許可申請
・在留期間更新許可申請など
・四半期報告書類

外国人材管理ツールを使えば、これらの申請書類が、雇用する外国人材の情報を入力することで自動的に作成されます。雇用したい外国人材の滞在資格や、利用したい制度に対応した申請書が作成できるかを確認して外国人材管理ツールを選びましょう。

外国人材管理ツールの代表的な機能

外国人材管理ツールは、上記のような申請書類の作成管理の他にも、業務を効率化する機能が備えられています。ここでは代表的な機能をご紹介しますが、ツールによって備えられている機能は異なりますので、選ぶ際に使いたい機能について確認してください。

・在留資格申請書類自動作成
前述のような、在留資格に関する様々な申請書類を作成できます。
書類は業種や資格によって異なり、さらに、人材それぞれに応じた各種の添付書類が必要となります。どのような場合に、どの申請の際に、どのような添付書類が必要なのかも、外国人材管理ツールが判断してくれるので、大幅な効率化が可能です。

・申請スケジュール管理
書類の提出や手続きは、在留資格の期間に合わせて提出期限が定められています。その期限までに正しく処理しなければトラブルになるため、スケジュール管理は大切です。

・行政書士連携
滞在資格に関する手続きを代行する行政書士との連携機能を持ったツールもあります。自社内で書類の作成と提出を行うのではなく、外部に委託して手間を省きたい場合に便利です。

・雇用可能性診断
職種や経歴などから、その外国人労働者を雇用できるか、滞在資格を取得できるかを診断する機能です。

・業務スケジュール管理
技能実習生ならば実習や学習のスケジュール・進捗を管理して、報告書を作成しなければなりません。特定技能制度を利用した雇用でも、業務タスク管理が必要です。これらをサポートする機能を備えたツールもあります。

おすすめの外国人材管理ツールランキング一覧

代表的な外国人材管理ツールについて、特徴や導入コストをご紹介します。
(参考サイト→https://gaikokujinkanritool-hikaku.info/)

dekisugi（できすぎ）

おすすめポイント

現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。

dekisugi（できすぎ） の特徴

・在留カードや書類申請の期限管理ができる
特定技能外国人の在留カード、パスポートの期限など、アナログの作業では大変な各個人の情報を管理できます。また、出入国在留管理のための書類だけでなく、随時届出が必要な四半期報告書まで、作成と提出期限の管理が可能です。

・教育マニュアルを簡単に作成できる
日々の業務内容が記録されるので、業務フローが自動的に構築され、そのままマニュアル替わりにも利用できます。

・導入企業が多いから対応書類も多い
累計で900団体以上が導入しているので、作成された書類や事例からノウハウが豊富に蓄積されています。そのため、幅広い申請書類や手続きに対応しています。

dekisugi（できすぎ） の基本情報

Saver.（セイバー）

おすすめポイント

技能実習制度監査協会の会員限定システム。クラウド型でどこでも利用可能。

Saver.（セイバー）の特徴

・技能実習制度監査協会のノウハウを反映
技能実習制度監査協会の情報やノウハウを活かし、ツールが設計されています。受入機関・監理団体・外国人技能実習生等の情報を入力するだけで、幅広い書類が自動的に作成できます。

・技能実習生の情報・状況管理も同時にできる
技能実習生それぞれの情報、状況、実習の進捗なども管理できます。業務の効率化はもちろん、報告書類の作成にも活用でき便利です。

・技能実習生の状況ごとに必要書類を自動生成
受入機関や技能実習生の状況によって提出書類が決まります。その種類が多いため必要な書類を把握するのも大変ですが、ケースごとの申請や監査に必要な提出書類が一覧表示されるので便利です。

Saver.（セイバー） の基本情報

実習生チャイナくん

おすすめポイント

古くからあるサービスで一定のシェアを獲得。書類作成の自動化が可能。

実習生チャイナくん の特徴

・提出書類作成と期限管理ができる
基本的なデータを入力すると、各種の書類が自動的に作成されます。また、それぞれの書類の提出期限などのスケジュールの管理も可能です。

・11ヶ国語への翻訳版書類も用意
外国人技能実習機構による各国語翻訳版の各書類にも対応しています。対応言語は以下の通りです。
日本語・中国語・英語・インドネシア語・ベトナム語・タイ語・タガログ語・カンボジア語・ミャンマー語・モンゴル語・ネパール語。

・インターネットがなくても利用可能
クラウド型・SaaSではないため、インターネット環境がなくても、ウィンドウズ搭載のパソコンがあれば使用できます。

実習生チャイナくん の基本情報

common（コモン）

おすすめポイント

業界内における老舗のサービス。コンピュータソフトが自動で書類生成。

common（コモン） の特徴

・提出書類作成と期限管理ができる
基本的な情報を入力すると、受入機関や個人別の書類が必要なスケジュールに沿って自動作成されます。

・自社に合わせたカスタムが可能
細かいカスタマイズが可能なので、自社の業務や外国人材に最適化したツールにすることができます。社内の他のシステムと情報を連携したい場合などに便利です。

・安心のサポート体制
カスタマイズと共にサポートも綿密に行なってもらえます。導入からメンテナンスまで依頼することも可能です。

common（コモン） の基本情報

G-WORKER（ジーワーカー）

おすすめポイント

「人」に頼らないシステムで、申請書作成やスケジュール管理を自動化。

G-WORKER（ジーワーカー） の特徴

・幅広い提出書類に対応
法改正や利用者のリクエストに応じて随時アップデートされているので、幅広い提出書類に対応しています。

・スケジュール生成機能とアラートで漏れのない管理を実現
技能実習生の入国日を入力すると、自動的にすべての申請スケジュールが生成されます。また、スケジュールの期限が迫ると次に行うべき作業を示すアラートが表示されるので漏れを防げます。

・実習生の情報も同時に管理できる
監理団体、送り出し機関、実習実施者、特定技能外国人材・技能実習生のデータも個別に管理できます。

G-WORKER（ジーワーカー） の基本情報

おすすめの外国人材管理ツールの一覧表まとめ

参考：外国人材管理ツール比較ナビ

その他の外国人材管理ツール

ここまでは外国人材管理ツールの中でも技能実習・特定技能制度を利用して、外国人材を雇用する際に活用できるものをご紹介しました。ただ、技能実習・特定技能制度の利用には、他にも多くの組織や機関が連携する必要があります。
それらの幅広い用途で使用できる外国人材管理ツールもありますので、代表的なものをご紹介します。

とくマネ

おすすめポイント

外国人材管理や申請書類作成だけでなく、登録支援機関・受入機関との連携も楽々。

とくマネは特定技能申請書類の作成から、支援実施業務まで一貫して管理できるツールです。申請書類の作成やスケジュールを、ミスなく簡単に管理できます。また、支援実施業務の効率化も可能です。

さらに、登録支援機関と受入機関の連携ができるのも特徴です。人材管理の進捗や求人案件といった業務から、請求・売上管理といった事務的なことまで、しっかり管理できます。

とくマネの特徴

・申請書類作成とスケジュールを管理できる
受入機関は質問に答えていけば書類が完成する作成機能が、外国人材は各国語表示でわかりやすい情報入力機能が、それぞれサポートします。

・特定技能支援実施業務も効率化できる
外国人材が、日本での生活に慣れるためのサポート機能をスマートフォンで直接使えます。生活オリエンテーション、日本語学習、翻訳機能などが用意されているので、支援実施業務のデジタル化・オンデマンド化も可能です。

・登録支援機関と受入機関も管理できる
登録支援機関、受入機関、外国人材を総合管理できます。外国人材と受入機関の組み合わせの管理や、求人のマッチングの段階からの管理ができるので、煩雑な業務を減らすことができます。

とくマネの基本情報

機能
・書類作成
・スケジュール管理
・支援実施業務サポート
・受入機関連携・管理 など

価格帯
基本料金：28,000円/月
従量課金：1,200円/登録外国人材1人

・問い合わせ
電話・メールフォーム

・会社情報
株式会社 Next Innovation
東京都品川区上大崎3-1-1 目黒セントラルスクエア

Linkus

おすすめポイント

外国人材、送り出し機関、支援団体、受入機関をつなげて一括管理できるデジタルプラットフォーム。

Linkusは特定技能制度に特化した、外国人材総合管理ツールです。申請書類の作成やスケジュール管理はもちろん、登録支援機関・送り出し機関・受入機関をつなげて情報を共有し管理できます。

特定技能制度を利用するには、多くの機関が関わり、さらに国境を越えての連携が必要となるため、業務が煩雑になります。情報を共有し、リアルタイムでコミュニケーションをとることで、業務の効率化・スリム化が可能です。

Linkusの特徴

・申請書類の作成ができる
あらかじめ入力されている外国人材や関係機関の情報を自動反映させて、在留資格申請書類を簡単に作成できます。

・外国人材の個人情報を管理できる
登録した外国人材は、それぞれアカウント管理されます。そのため、在留資格のステータス、求職状況や分野、業務内容や実績などがひと目で確認できます。各種申請スケジュールの管理も簡単です。

・関係機関での情報共有とTODOチェックができる
各機関の情報、外国人材の情報、ガイダンスやオリエンテーションの進捗状況などを連携してリアルタイムで共有できるので、スムーズに業務を進められます。

Linkusの基本情報

機能
・書類作成
・外国人材のステータス管理
・受入機関連携・管理 など

価格帯
基本料金：16,500円/月
従量課金：1,078円/登録外国人材1人（200人まで）、110円/登録外国人材1人（201人以降）

・問い合わせ
電話・メールフォーム・チャット

・会社情報
BEENOS HR Link株式会社
東京都品川区北品川4-7-35 御殿山トラストタワー6F

かんべえ

おすすめポイント

監理団体向け、監理業務に特化した外国人材管理ツール。

かんべえは、技能実習・特定技能制度での、監理団体向けの外国人材管理ツールです。外国人材の個人情報や受入機関の情報を登録・管理し、面倒な監理業務をサポートします。

外国人材管理ツールは受入機関向けのものが多くなっていますが、かんべえは監理団体向けに特化したツールなので監理業務をさらに効率化することができます。

かんべえの特徴

・受入機関と外国人材の情報を管理できる
受入機関となる企業の情報や、外国人材の情報をデータベースに登録、蓄積しながら管理できます。監理業務に関わる全てのイベントともリンクされるので、スケジュールも同時に管理可能です。

・データベースの情報から抜け漏れや間違いなく書類を作成できる
データベースに蓄積した情報とイベントスケジュールから、自動的に書類が作成されます。転記ミスや記入ミスがなくなるのはもちろん、申請書類の提出漏れも防げます。

・みまもりアプリとの連携でさらに便利
受入機関や外国人材とのコミュニケーション機能や、外国人材の日本語学習や生活サポート機能を備えたアプリと連携できます。

かんべえの基本情報

機能
・受入機関と外国人材情報データベース
・書類作成
・スケジュール管理
・監理業務サポートみまもりアプリ など

価格帯
20,000円/月（外国人材100人まで）

・問い合わせ
電話・メールフォーム

・会社情報
サンユー株式会社
兵庫県姫路市三左衛門堀西の町65番地