技能実習管理システムの導入メリット

技能実習制度とは、日本の高度な技術を途上国に移転し、両国の経済発展に貢献することを目的とした制度です。2023年6月末時点で、技能実習生の数は約36万人で、その数は年々増加しています。
この技能実習制度を円滑に運営するためには、技能実習生の受け入れ・管理に必要な業務を効率的に行うことが重要です。この問題を解決するために、近年、多くの企業などで技能実習管理システムの導入が進んでいます。
本記事では、その技能実習管理システムの導入のメリットについて、解説していきます。

業務の効率化・省力化

技能実習管理システムを導入することで、以下の業務の効率化・省力化が期待できます。

• 入国・在留・帰国に関する手続き
• 技能実習の実施に関する記録・報告
• 技能実習生の生活・健康管理

これらの業務は、従来、紙の書類やExcelなどの表計算ソフトを用いて行われていました。しかし、技能実習管理システムを導入することで、これらの業務をシステム上で一元管理できるようになるため、大幅な業務効率化・省力化が実現できます。

情報の共有・一元管理

技能実習管理システムを導入することで、情報の共有・一元管理が実現できます。
担当者は以下の作業に多くの時間と労力を費やしていました。

• 書類作成
• 書類の郵送
• 書類の保管
• 期限管理
• 各種申請手続き

しかし、技能実習管理システムを導入することで、これらの作業をシステム上で一元管理できるようになり、以下のようなメリットを得られます。

書類作成時間の削減: システムテンプレートを用いることで、書類作成時間を大幅に削減できます。
期限管理の徹底: システムによる期限管理機能により、期限切れなどのトラブルを防ぐことができます。

コンプライアンスの強化

技能実習制度は、厳格なルールに基づいて運用されています。技能実習管理システムを導入することで、以下のコンプライアンスの強化が期待できます。

• 技能実習計画の作成・管理
• 技能実習生の労働時間・休日・賃金などの記録
• 技能実習生の安全衛生管理

これらの業務をシステム上で一元管理することで、コンプライアンス違反のリスクの低減も期待できます。
具体的には、従来、技能実習の実施に関する記録・報告は、紙の書類やExcelなどの表計算ソフトを用いて行われていましたが、この方法では、以下の課題がありました。

• 記入漏れや誤記入が多い
• データ集計に時間がかかる
• データ分析が難しい

技能実習管理システムを導入することで、これらの課題を解決できます。またメリットも多いです。

記録・報告の正確性の向上: システムによる入力チェック機能などにより、記入漏れや誤記入を減らすことができます。
データ集計の迅速化: システムが自動的にデータ集計を行うため、担当者は集計作業に時間を費やす必要がありません。

導入メリット

技能実習管理システムを導入することで、以下の具体的なメリットが実現したという事例があります。

• 期限管理が容易になる
• マニュアルとして使える
• データ管理・書類作成が効率化する

順番に説明をしていきます。

アラート機能で期限管理が容易になる

抜け漏れが起きて、直前で慌てて処理をする経験を、お持ちの方がいるかもしれません。
締め切りギリギリの作業は、

• ミスや間違いが発生しやすい
• 担当者に大きな負担がかかる

など、多くのデメリットがあります。

さらに万が一期限を過ぎてしまうと、

• ペナルティを受ける
• 信頼を失う

など、深刻な事態に発展する可能性もあります。

これらの問題を防ぐためには、締め切りをしっかり把握して、余裕を持って作業を進めることが重要です。しかし日々の業務に追われて、締め切りを忘れてしまったり、複数の案件を同時進行で管理するのが難しかったりして、締め切りを意識して業務を進めることはなかなか難しいものです。

そこで、アラート機能がある技能実習管理システムがあります。
このアラート機能は、締め切り前に自動的に通知してくれるので、直前であわてて作業をしなければならないという心配がありません。

アラート機能を活用することで、

• 締め切りを確実に守り、見落としや抜け漏れをゼロにする
• 余裕を持って作業を進め、質の高い仕事を提供する
• 担当者の負担を軽減し、業務効率をアップする

など、さまざまなメリットを得られます。

マニュアルとして使える

多くの団体が、マニュアル化や教育に時間を割くことが難しく、以下のような課題を抱えています。
業務の属人化: 特定の担当者に業務が集中し、ノウハウが共有できない
マニュアル化の遅滞: 業務手順書が整備されていない
教育不足: 新人への教育が行き届かず、戦力化に時間がかかる
対応漏れ: 担当者の負担増加により、対応漏れが発生する
これらの課題を解決するためには、マニュアル化が重要です。

すると誰でも同じ品質の業務を行うことができ、担当者の負担を軽減できるため、以下のようなメリットが生まれます。
マニュアル化の促進: 業務手順をシステムに登録することで、マニュアル作成の負担を軽減
担当者の負担軽減: 業務の属人化を解消し、担当者の負担を軽減
対応漏れの防止: システムによるチェック機能により、対応漏れを防ぐ
新人教育の効率化: システムが操作手順をガイドするため、短期間で新人教育を行うことができる

CSVファイル出力・登録機能でデータ管理と書類作成を効率化

技能実習生のデータ管理と書類作成も、担当者にとって負担が大きい業務です。
ですが技能実習管理システムのなかには、CSVファイルの出力・登録機能により、これらの業務を効率化する機能を有する商品があります。

CSVファイル出力

• 担当者ごと、項目ごとなど、必要なデータを選択して出力
• 出力フォーマットを自由にカスタマイズ
• Excelなど他のツールで二次加工も可能

CSVファイル登録

• 実習生の基本情報、実習計画、研修記録などを登録
• 重複入力やデータの不整合を防ぐ

そのためデータの集計や分析が容易になり、書類作成にかかる時間を大幅に削減します。そしてデータの正確性と信頼性が向上しますので、担当者は、より重要な業務に集中できるようになります。

外国人材管理ツール「dekisugi」

技能実習管理システムには、数多くありますが、そのなかからdekisugiを一例として紹介します。
dekisugiでは、マスターデータを登録するだけで書類作成ができるシステムです。
フローに沿って、監理団体業務を一元管理することが可能で、大東建託や株式会社マックス、協同組合健愛なども導入をしている管理システムです。

このdekisugiを利用した場合に、できることを以下で紹介します。

書類作成業務の時間短縮・効率化

dekisugiではマスター情報を登録すれば、以下にあげるような各種書類が作成できます。

• 在留資格証明書交付申請・更新・変更
• 技能実習計画や実習実施予定表などの認定申請書類
• 監査報告書などの報告書作成
• 備え付け帳票の作成
• 雇用条件書
• 実施状況報告書
• 事業報告書
• 監理費管理簿
• 受検手続支援シート
  など

マスター情報を登録するだけなので、大幅な時間短縮を図ることができます。
また、特定技能制度における書類の作成やマスター情報の登録、技能実習生情報の連動にも対応している唯一のシステムです。

データの一元管理と可視化

dekisugiのダッシュボードでは、全体像を瞬時に把握できる仕組みになっています。
具体的には以下の情報を簡単に確認できます。

• 実習実施者ごとの受入れ状況
• 登録したスケジュール
• 自分のタスク
• 組織のタスク状況

またエクスポート機能があるため、データのCSVインポートとエクスポートが簡単にできます。また必要項目のみにカスタマイズしてエクスポートも可能なため、ほかのシステムとの連携も楽々です。

オリジナルの業務フローの作成が可能！

dekisugiの場合には、システムの仕様に合わせて業務フローを作り直す必要はありません。立ち上げ間もない組織であれば、基本のテンプレートに合わせて業務フローがつくれます。
更に自社オリジナルの業務を追加したり、不要な業務を省いたりも簡単に行えます。

そのため業界理解がまだ追いつかない新人担当者でも、業務をスムーズに進めることができます。現場責任者は、業務フローの中で、適宜必要な知識を補足説明する程度で問題ありません。

スケジュールとタスクを一元管理

dekisugiは、それのみで、以下のような現場業務を一元管理できます。
・入管に書類提出をする
・写真をアップロードする

またガントチャート形式でスケジュール管理が行えます。これは一連の書類作成業務などをスケジュール設定することで可能です。
ガントチャートでは、横軸に日程、縦軸に作業内容を示します。
これにより実習生や実習実施者別に、作業内容と作業期間を視覚化することができます。

dekisugiのサポートについて

同じくdekisugiを例にとり、解説をします。
dekisugiという技能実習管理システムの場合には、以下のようなサポートがあります。

導入前後に充実したサポートがある。

システム導入は、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットをもたらします。
しかし導入後のシステム活用がうまくいかないと、期待していた効果を得られない可能性があります。

dekisugiの場合には、そのような事態にならないように、導入前後の充実したサポートによりシステムを最大限に活用できるような支援があります。

主なサポート内容

• データ移行支援
• 導入支援サポート
• システム活用のためのウェビナー
• 電話サポート
• 遠隔操作の支援サポート

これらのサポートにより、システムをスムーズに導入することができ、なおかつシステムの操作方法を短時間で習得することができます。ですので早期にシステムを効果的に活用できるようになっています。

充実したサポート体制でいつでも安心

システム利用において疑問や困りごとはつきものです。
メールやLINEのみの受付しかしないシステムも多い中、dekisugiの場合には、不安点があった際、すぐ解決できるような充実したサポート体制を整えています。

主なサポート内容

• 電話によるサポートセンター
• システムお問い合わせ窓口

そのため、問題が発生した場合でも迅速に解決することができます。

まとめ

技能実習管理システムは、技能実習制度を円滑に運営するために、欠かせないツールとなっています。技能実習管理システムを導入することで、業務の効率化・省力化、情報の共有・一元管理、コンプライアンスの強化などのメリットが期待できます。
そんな技能実習管理システムについて、まとめます。

1. 業務の効率化・省力化

技能実習管理システムを導入することで、以下の業務の効率化・省力化が期待できます。

• 入国・在留・帰国に関する手続き
• 技能実習の実施に関する記録・報告
• 技能実習生の生活・健康管理

2. 情報の共有・一元管理

技能実習管理システムを導入することで、情報の共有・一元管理が実現できます。

• 書類作成
• 書類の郵送
• 書類の保管
• 期限管理
• 各種申請手続き

3. コンプライアンスの強化

技能実習管理システムを導入することで、以下のコンプライアンスの強化が期待できます。

• 技能実習計画の作成・管理
• 技能実習生の労働時間・休日・賃金などの記録
• 技能実習生の安全衛生管理

4. 導入メリット

技能実習管理システムを導入することで、メリットが実現したという事例があります。

• 期限管理が容易になる
• マニュアルとして使える
• データ管理・書類作成が効率化する

5.外国人材管理ツール「dekisugi」

dekisugiを使うメリットには、主に以下のようなものがあります。

書類作成業務の時間短縮・効率化

以下にあげるような各種書類が作成できます。

• 在留資格証明書交付申請・更新・変更
• 技能実習計画や実習実施予定表などの認定申請書類
• 監査報告書などの報告書作成
• 備え付け帳票の作成
• 雇用条件書
• 実施状況報告書
• 事業報告書
• 監理費管理簿
• 受検手続支援シート
  など

データの一元管理と可視化

dekisugiのダッシュボードでは、全体像を瞬時に把握できる仕組みになっています。
具体的には以下の情報を簡単に確認できます。

• 実習実施者ごとの受入れ状況
• 登録したスケジュール
• 自分のタスク
• 組織のタスク状況

またエクスポート機能があるため、データのCSVインポートとエクスポートが簡単にできます。

オリジナルの業務フローの作成が可能！

dekisugiの場合には、システムの仕様に合わせて業務フローを作り直す必要はありません。立ち上げ間もない組織であれば、基本のテンプレートに合わせて業務フローがつくれます。
更に自社オリジナルの業務を追加したり、不要な業務を省いたりも簡単に行えます。

スケジュールとタスクを一元管理

dekisugiは、それのみで、以下のような現場業務を一元管理できます。
・入管に書類提出をする
・写真をアップロードする

6.dekisugiのサポートについて

主なサポート内容は以下になります。

• データ移行支援
• 導入支援サポート
• システム活用のためのウェビナー
• 電話サポート
• 遠隔操作の支援サポート

以上のことから、技能実習における管理システムは重要です。
dekisugiであれば業務の効率化を図ることができ、サポートも充実しているため、必要な要件を全て満たしています。
技能実習の管理システムを選ぶ際には、他のシステムと比較し検討しましょう。